Als Betreiber des Angebots (nachfolgend kurz "Elternnachricht" genannt) schreiben wir den Themen Datenschutz und Datensicherheit höchste Bedeutung zu. Technische Schutzmaßnahmen wie SSL-Verschlüsselung und Firewalls sorgen in Kombination mit einem differenzierten System an Zugriffsberechtigungen für höchstmögliche Datensicherheit. Mittels nachfolgender Datenschutzerklärungen informieren wir transparent über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten. Zum besseren Verständnis bieten wir hier eine getrennte Ansicht zu den Datenschutzerklärungen unserer Webseite sowie der App an:
Verantwortlich für die Verarbeitung
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:
Ferdinand Sommer und Johannes Höller GbR
Ariboweg 11, 81673 München
Tel.: 0049 (0) 89 20978883
E-Mail: datenschutz [at] elternnachricht [punkt] de
Ansprechpartner für den Datenschutz ist Herr Johannes Höller.
Definitionen
Der Begriff "Organisation" umfasst neben Schulen im engeren Sinn auch Kindertagesstätten, Kindergärten, Horte und ähnliche Einrichtungen.
Der Begriff "Mitarbeiter" umfasst Verwaltungs- und Administrationsangestellte in Schulen, Kindertagesstätten, Kindergärten, Horten und ähnlichen Einrichtungen.
Der Begriff "Betreuer" umfasst neben Lehrern im engeren Sinn auch Pädagogen, Erzieher und ähnliche Berufsgruppen.
Der Begriff "Kinder" umfasst neben Schülern im engeren Sinn auch Kindergartenkinder und betreute Kinder in ähnlichen Einrichtungen.
Der Begriff "Gruppe" umfasst neben Schulklassen im engeren Sinn auch Kindergartengruppen und ähnliche Gruppierungen in zuvor genannten Organisationen.
Der Begriff "Eltern" umfasst alle erziehungsberechtigten Personen.
Der Begriff "Nutzer" umfasst Mitarbeiter, Betreuer und Eltern. Die Bedeutung ergibt sich aus dem Zusammenhang der Verwendung.
Allgemeines
Der Besuch der Webseite von Elternnachricht ist grundsätzlich ohne die Erhebung personenbezogener Daten möglich. Für die Nutzung der Services von Elternnachricht werden personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzerklärung sowie den anwendbaren Datenschutzgesetzen erhoben, verarbeitet und gespeichert. Dies sind insbesondere die DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung), das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), das TMG (Telemediengesetz) sowie die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze und Landesschulgesetze.
Gemäß Art. 5 Abs. 1 Zeichen c DSGVO werden für die Nutzung von Elternnachricht ausschließlich die dafür unbedingt notwendigen Daten erhoben und gespeichert. Eine Erfassung zusätzlicher personenbezogener Daten ist technisch nicht möglich.
Diese Datenschutzerklärung regelt, welche personenbezogenen Daten durch die Organisation bzw. Elternnachricht erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Es gilt die Datenschutzerklärung, die zur Zeit des Besuchs des Nutzers auf Elternnachricht und der konkreten Inanspruchnahme von Leistungen auf den Webseiten online abrufbar ist.
Elternnachricht hat als für die Verarbeitung verantwortliche Stelle umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit gemäß Art. 30 DSGVO sowie eine Auflistung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) wird Aufsichtsbehörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Für Eltern: Artikel 6 Ziffer 1 Zeichen a DSGVO dient Elternnachricht als Rechtsgrundlage für rechtmäßige Verarbeitungsvorgänge. Elternnachricht verarbeitet Daten im Auftrag für Organisationen und Nutzer. Diese holen vor Beginn der Verarbeitung eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck bei den Betroffenen ein.
Für Kunden: Artikel 6 Ziffer 1 Zeichen b DSGVO dient Elternnachricht als Rechtsgrundlage für rechtmäßige Verarbeitungsvorgänge. Elternnachricht schließt mit allen Kunden einen Lizenzvertrag ab.
Einwilligung zur Nutzung
Die Nutzung der Services von Elternnachricht ist für Nutzer freiwillig und setzt eine schriftliche Einwilligung gemäß Art. 6 und Art. 7 DSGVO in Form einer eigenhändig unterschriebene Einverständniserklärung voraus. Durch die Unterschrift wird der Datenverarbeitung im Rahmen dieser Datenschutzerklärung und die Teilnahme am digitalen Versand und Erhalt von Nachrichten über Elternnachricht zugestimmt. Sowohl Mitarbeiter der Organisation als auch betroffene Eltern unterzeichnen diese Einverständniserklärung. Die Einverständniserklärung kann jederzeit gegenüber der Organisation ohne nachteilige Folgen widerrufen werden. Wird die Einwilligung widerrufen, erfolgt nach Information durch die Organisation bzw. den Nutzer die Löschung der personenbezogenen Daten. Aus der Nichtteilnahme am Dienst von Elternnachricht entsteht Eltern beziehungsweise deren Kindern kein Nachteil. Die genaue Regelung bei Nichtteilnahme und die Verantwortung für das Vorliegen einer Einverständniserklärung obliegen der Organisation, welche die Dienste von Elternnachricht einsetzt. Elternnachricht tritt gegenüber der Organisation als Auftragsverarbeiter auf und unterhält selbst keine geschäftliche Beziehung zu den Eltern.
Rechtliche Wirkung bei Nutzung digitaler Kommunikationsdienste
Soweit Organisationen und deren Nutzer von Elternnachricht über die angebotenen Funktionen mit Erziehungsberechtigten kommunizieren, dient dies stets nur der vorbeugenden Information der Organisation und damit der Verwaltungsvereinfachung. Soweit nach aktuell gültigen Rechtsvorschriften eine Erklärung in Schrift- oder Textform notwendig ist (z.B. explizite Einverständniserklärungen, Änderungen im Sorgerecht, Verweise), muss dies nachgeholt und/oder zusätzlich eingeholt werden. Elternnachricht übernimmt als Dienstleister des Services keinerlei Haftung für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen zur korrekten Zustellung derartiger Erklärungen. Die Einhaltung diesbezüglicher Rechtsvorschriften obliegt alleinig und ausschließlich der Organisation und den einzelnen Nutzern.
Verwendungszweck
Elternnachricht verwendet personenbezogene Daten zur Bereitstellung einer Kommunikations- und Verwaltungsplattform zur automatisierten und digitalen Erstellung und des Versands von Nachrichten und Informationen zwischen Organisationen und deren Mitglieder und Eltern. Elternnachricht stellt seine Dienste für Organisationen und deren Mitglieder oder Einzelpersonen basierend auf einem Nutzungsvertrag und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung. Erziehungsberechtige bestätigen ihre Einwilligung zur Teilnahme durch eine eigenhändig unterschriebene Einverständniserklärung.
Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten
Elternnachricht unterscheidet zwischen folgenden Nutzergruppen:
Erziehungsberechtige/r (z.B. Vater/Mutter des Kindes)
Die Nutzergruppen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Berechtigung zur Nutzung und des Zugriffs auf die einzelnen Funktionen und Bereiche von Elternnachricht.
Zur Erbringung der in den allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen beschriebenen Leistungen durch Elternnachricht ist es erforderlich, personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Je nach Nutzergruppe werden unter Beachtung von Art. 5 DSGVO unterschiedliche personenbezogene Daten erhoben, jedoch stets nur das absolute Minimum an notwendigen Daten.
Folgende Daten werden je Verwaltungs- bzw. Standardnutzer erfasst:
Vor- und Nachname
Benutzername (z.B. E-Mail-Adresse)
Benutzerpasswort (verschlüsselt, wird individuell vom Benutzer vergeben)
Folgende Daten werden je Kind erfasst:
Vor- und Nachname
Folgende Daten werden je Elternteil erfasst:
Anrede (optional)
Vorname (optional)
Nachname
E-Mail-Adresse
Eltern und Kinder haben keinen eigenen Zugang zu Elternnachricht. Es wird also weder Benutzername noch Passwort gespeichert. Die Daten der Kinder und Eltern sind nur für jene Verwaltungs- und Standardnutzer sichtbar, die mit der entsprechenden Gruppe (z.B. Schulklasse) verbunden sind. Eltern können zu keiner Zeit Daten, Nachrichten oder Antworten anderer Eltern oder Kinder einsehen.
Außerdem werden noch der Name der Organisation (z.B. Schulname), der Jahrgang (z.B. 2024/2025) und die Gruppenbezeichnung (z.B. Klassenname) erfasst.
Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten bei Nutzung von Videokonferenzen
Die Teilnahme an einer Videokonferenz erfordert kein Nutzerkonto. Lehrkräfte, Eltern oder Kinder können bei einer Videokonferenz einen eigenen, temporären Nutzernamen wählen. Alle Inhalte der Videokonferenz bleiben im Kreis der Teilnehmer.
Bei der Teilnahme an einer Videokonferenz werden neben Bild- und Audiodaten, zusätzliche Daten zur Konferenz verarbeitet: Name des virtuellen Konferenzraumes, IP-Adresse des Teilnehmers und Informationen zum genutzten Endgerät. Je nach Nutzung der Funktionen in einer Videokonferenz fallen Inhalte von Chats, gesetzter Status, Eingaben bei Umfragen, Beiträge zum geteilten Whiteboard, durch Upload geteilte Dateien und Inhalte von Bildschirmfreigaben an. Alle Teilnehmer einer Videokonferenz haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz, Chats, geteilte Dateien, Bildschirmfreigaben und Beiträge auf Whiteboards. Der Anbieter hat Zugriff auf die verarbeiteten Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung und auf Weisung der Einrichtungsleitung. Die Einrichtung speichert keine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenzen. Eine Aufzeichnung von Videokonferenzen ist nicht möglich, diese Funktion wird nicht angeboten. Eine Speicherung von Videokonferenzen und Inhalten durch die Einrichtung oder den Anbieter erfolgt nicht. Die Inhalte von Chats, geteilte Dateien und Whiteboards werden gelöscht, sobald eine Konferenz beendet wird.
Bei der Nutzung des Moduls „Videokonferenzen“ wird zur Bereitstellung und zum Betrieb der Videokonferenzen von Elternnachricht ein Subunternehmer, die invokable GmbH (bbbserver.de, Remscheid, Deutschland), eingesetzt. Die Auswahl und Zusammenarbeit mit diesem Subunternehmer basiert auf einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Subunternehmer betreibt sämtliche Server ausschließlich in Deutschland. Die Sicherheit der Systeme und Daten ist durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt.
Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten bei Nutzung von Fehlzeiten
Bei der Nutzung des Moduls „Fehlzeiten“ werden folgende, zusätzliche Daten erfasst: Schülername, Startdatum, Enddatum, Quelle (Digital, telefonisch, Persönlich), Notiz (optionales Feld), Typ (entschuldigt/unentschuldigt), Status (bestätigt/unbestätigt).
Die Organisation hat die Möglichkeit, die Einstellungen des Moduls flexibel zu konfigurieren. So lässt sich beispielsweise die Möglichkeit für die Eltern eine Notiz zur Fehlzeit zu schreiben, einfach deaktivieren. Durch diese Einstellungsmöglichkeiten ist sichergestellt, dass die Nutzung des Moduls an die rechtlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen am jeweiligen Standort der Organisation angepasst werden kann.
Weitergabe von personenbezogenen Daten
Bei Elternnachricht findet kein Verkauf, kein Tausch und keine sonstige Weitergabe von persönlichen und personenbezogenen Daten und Informationen an Dritte zu kommerziellen Zwecken statt. Elternnachricht gibt personenbezogene Daten von Nutzern nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung der in den allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen angeführten Leistungen notwendig ist, beziehungsweise soweit Elternnachricht hierzu infolge von gesetzlichen Regelungen oder behördlichen Anordnungen verpflichtet ist.
Der Versand von E-Mails an verschiedene Empfängergruppen stellt eine zentrale Funktion unserer Plattform dar. Elternnachricht verwendet zum Versand von Nachrichten den Service der Mailjet GmbH, Alt-Moabit 2, 10557 Berlin, Deutschland. Zum Versand werden E-Mail Adressen temporär gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich für und im Auftrag von Elternnachricht. Es erfolgt keine Datenverarbeitung für andere Zwecke. Es wird ausschließlich die Send-Transactional-API von Mailjet genutzt, sämtliche anderen Angebote sind deaktiviert. Eine Analyse von Klick- und Öffnungsverhalten der Empfänger findet nicht statt und ist gänzlich deaktiviert. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Versanddienstleisters ist auf Grundlage unserer berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zwischen Mailjet und Elternnachricht liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO vor. Eine Datenübermittelung in Nicht-EU-Länder erfolgt nicht, das Hosting erfolgt auf Rechenzentren in Frankfurt am Main. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt. Weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen von Mailjet finden Sie in den Datenschutzbestimmungen.
Dauer der Speicherung und Löschfristen
Elternnachricht verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder solange es gesetzlich vorgeschrieben ist. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
Personen- und nutzungsbezogene Daten werden bei Elternnachricht gelöscht, wenn die Organisation den Einsatz von Elternnachricht beendet oder die Eltern ihre Einverständniserklärung widerrufen. Endet das Vertragsverhältnis mit der Organisation bzw. dem Nutzer werden sämtliche Daten im Zuge der Nutzung durch diese Organisation bzw. diesen Nutzer gelöscht. Persönliche und personenbezogene Daten werden spätestens am Ende des Zeitraums gelöscht, in dem das Kind die Organisation verlässt. Handelt es sich bei der Organisation um eine Schule, so kann dies beispielsweise ein Schulwechsel oder die Beendigung des Schulbesuchs sein.
Recht auf Bestätigung
Jede betroffene Person hat gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an die Organisation oder Elternnachricht wenden.
Recht auf Auskunft
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, jederzeit unentgeltliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten. Ferner steht der betroffenen Person ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, so steht der betroffenen Person im Übrigen das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten. Sollten Nutzer Fragen, Kommentare oder Anmerkungen bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden sich diese bitte schriftlich an die Organisation oder Elternnachricht. Das Auskunftsverlangen ist unter Beifügung einer Kopie des Personalausweises schriftlich bzw. per E-Mail durchzuführen. Das Recht auf Auskunft gilt nur für Inhalte von Elternnachricht und umfasst nicht womöglich verlinkte Seiten und Dienste von Dritten.
Recht auf Berichtigung
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an die Organisation oder Elternnachricht wenden.
Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen werden)
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht weiter erforderlich ist:
Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an die Organisation oder Elternnachricht wenden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.
Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen zutrifft und eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an die Organisation oder Elternnachricht wenden.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person einem Verantwortlichen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie hat außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde. Ferner hat die betroffene Person bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an die Organisation oder Elternnachricht wenden.
Recht auf Widerspruch
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Elternnachricht verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an die Organisation oder Elternnachricht wenden.
Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einverständniserklärung hat bei der Organisation zu erfolgen, welche Elternnachricht einsetzt.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat gemäß Art. 77 DSGVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt.
Einsatz von Cookies
Elternnachricht verwendet zum Zweck der Durchführung seiner Dienste sogenannte „Cookies“. Ein Cookie ist eine Textdatei, die entweder temporär im Arbeitsspeicher des Computers abgelegt („Sitzungscookie“) oder auf der Festplatte des Nutzers gespeichert wird („permanenter“ Cookie). Cookies enthalten beispielsweise Informationen über die bisherigen Zugriffe des Nutzers auf den entsprechenden Server. Ein weiteres Beispiel ist das Cookie eines Warenkorbes im Online-Shop. Der Online-Shop merkt sich die Artikel, die ein Kunde in den virtuellen Warenkorb gelegt hat, über ein Cookie. Cookies installieren auf dem Computer keine Programme und enthalten keine Viren.
Beim Aufruf unserer Webseite wird der Nutzer über die Verwendung von Cookies informiert und seine Einwilligung zur Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verwendeten personenbezogenen Daten (IP-Adresse) abgefragt. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung. Die auf diese Weise erhobenen Daten der Nutzer werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert. Daher ist eine Zuordnung der Daten zum aufrufenden Nutzer nicht mehr möglich. Die Daten werden nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten der Nutzer gespeichert.
Wir setzen Cookies ein, um unsere Webseite nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. In Session-Cookies werden dazu die Anmelde-Informationen gespeichert und übermittelt. Außerdem verwenden wir auf unserer Webseite Cookies, die eine Analyse (sh. auch Verwendung von Google Analytics) des Surfverhaltens der Nutzer ermöglichen. Zu diesem Zweck kann die Häufigkeit von Seitenaufrufen je Benutzer, die Benutzung von Navigationselementen und Links sowie die Inanspruchnahme von Webseitenfunktionen übermittelt werden. Zu jedem dieser Events werden eine pseudonymisierte Benutzer-ID und ein Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) erfasst.
Die Webseite ist auch bei Ablehnung uneingeschränkt nutzbar. Webseitenbesucher haben jederzeit die Möglichkeit, das Setzen von Cookies abzulehnen. Dies geschieht in der Regel durch die Wahl der entsprechenden Option in den Einstellungen des verwendeten Browsers oder durch zusätzliche Programme. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Näheres ist der Hilfe-Funktion des Browsers zu entnehmen. Entscheidet sich der Nutzer für die Deaktivierung von Cookies, kann dies allerdings den Leistungsumfang und die Funktionalität der Services von Elternnachricht mindern und sich bei der Nutzung negativ bemerkbar machen. Eine vollumfängliche Verfügbarkeit und korrekte Funktionsweise aller Dienste von Elternnachricht kann bei Deaktivierung von Cookies nicht gewährleistet werden. Cookies verwenden wir ausschließlich zur Verbesserung unserer Webseite.
Kontaktmöglichkeit auf der Webseite
Die Webseite von Elternnachricht enthält aufgrund von gesetzlichen Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu unserem Unternehmen sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine E-Mail-Adresse umfasst. Zusätzlich steht zur Kontaktaufnahme ein digitales Kontaktformular zur Verfügung. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über das Kontaktformular den Kontakt mit Elternnachricht aufnimmt, werden die von der betroffenen Person angegebenen, personenbezogenen Daten auf unserem Server in Deutschland gespeichert. Über das Kontaktformular werden der Name der Organisation (z.B. Schulname), der Vor- und Nachname des Nutzers sowie eine E-Mailadresse und/oder Telefonnummer erfasst. Diese Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Ziffer b DSGVO auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung bzw. der von Ihnen veranlassten Nutzung des Kontaktformulars. Es erfolgt keine Weitergabe dieser oder sonstiger personenbezogenen Daten an Dritte.
Verwendung des Google Tag Manager
Die Webseite von Elternnachricht verwendet den Google Tag Manager. Durch diesen Dienst können Webseiten-Tags verwaltet werden. Bei Tags handelt es sich um Code, der dazu verwendet wird, Besucheraufkommen und Besucherverhalten zu messen. Durch den Google Tag Manger selbst werden keine Cookies gesetzt und auch keine personenbezogenen Daten erfasst oder gespeichert. Der Google Tag Manager löst andere Tags aus, die ggf. Cookies setzen und Daten erfassen können. Jedoch greift der Google Tag Manager nicht auf diese Daten zu. Wurde auf Domain- oder Cookie-Ebene eine Deaktivierung vorgenommen, so bleibt diese für alle Tracking-Tags bestehen, insofern diese mit dem Google Tag Manager implementiert werden.
Verwendung von Google Analytics
Der öffentliche Bereich, das sind alle Seiten die OHNE Anmeldung aufrufbar sind, der Webseite von Elternnachricht benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA, nachfolgend „Google“. Google Analytics verwendet sog. "Cookies", die auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Google ermöglichen. Im Login-Bereich wird der Dienst von Google Analytics generell NICHT verwendet. Ohne die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers zu den Cookies, wird Google Analytics zu keinem Zeitpunkt ausgeführt. Die Webseite ist auch bei Ablehnung uneingeschränkt nutzbar. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. In der Regel wird eine gekürzte Version Ihrer IP-Adresse an den Google Server weitergeleitet. Im Auftrag des Betreibers dieser Webseite wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Wir weisen asudrücklich darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code „ga('set', 'anonymizeIp', true)“ erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.
Wichtiger Hinweis:Dies reicht uns aber nicht aus. Wir wollen vollständig verhindern, dass die IP-Adressen unserer Nutzer überhaupt zu den Google-Servern gelangen, und dort verarbeitet werden. Um dies zu verhindern, haben wir eine spezielle Integration vorgenommen. Der Browser des Nutzers stellt die Anfrage direkt an den Elternnachricht-Server. Dieser ruft die entsprechenden Javascript-Dateien von den Google-Servern ab. Dies ermöglicht es den Nutzern, die Skripte, die zur Messung ihres Verhaltens benötigt werden, auszuführen, ohne die Server von Google überhaupt anzufragen. Diese Skripte werden im Browser des Nutzers lediglich dazu verwendet, anonyme Daten wie die gerade aufgerufene URL und andere technische Details über die Website von Elternnachricht zusammenzufassen und zu organisieren. Sobald das Skript diese Informationen in einem sogenannten "Tracker-Objekt" zusammenfasst, würde dieses Objekt in der Regel direkt an Google gesendet und damit die IP-Adresse an die Google-Server weitergegeben. Um dies zu verhindern, leiten wir die Anfrage noch einmal an unseren eigenen Server um. Die Anfrage wird verarbeitet, alle IP-Adressinformationen werden vollständig entfernt und durch die Server-IP-Adresse von Elternnachricht ersetzt. Erst dann wird die anonymisierte Anfrage an die Google-Server weitergeleitet. Da die Anfrage nun von unserem Server aus erfolgt, sind die Nutzer vollständig anonym, während ihre Nutzungsdaten zu den aggregierten Berichten beitragen, die wir zur Optimierung und Verbesserung unserer Produkte nutzen können.
Sie können die Erfassung durch Google Analytics ebenfalls verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Webseite verhindert:: Google Analytics für diesen Browser auf dieser Webseite deaktivieren. Wenn Cookies durch Sie gelöscht werden sollten, müssen Sie das Tracking durch Google Analytics per Klick auf o.g. Link erneut deaktivieren.
Verwendung von YouTube im erweiterten Datenschutzmodus
Wir setzen zum Einbinden unserer Beispiel-Videos im öffentlichen Bereich unserer Webseite den Anbieter YouTube ein. Unsere Videos werden im erweiterten Datenschutzmodus und mittels eines Vorschaubildes eingebettet. Beim lediglichen Besuch unserer Webseite werden keinerlei Daten an YouTube übertragen. Videos werden nicht automatisch gestartet und sind zur Benutzung der Webseite auch nicht zwingend notwendig. Wenn Sie ein Video selbst starten, kann dies jedoch weitere Datenverarbeitungsvorgänge auslösen. Wie die meisten Webseiten verwendet auch YouTube Cookies, um Informationen über seine Besucher zu sammeln. YouTube verwendet diese unter anderem zur Erfassung von Videostatistiken, zur Vermeidung von Betrug und zur Verbesserung der Userfreundlichkeit. Auch führt dies zu einer Verbindungsaufnahme mit dem Google DoubleClick Netzwerk. Darauf haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in der YouTube Datenschutzerklärung.
Information zu Server-Logfiles
Der Betreiber der Server (Hetzner GmbH), auf denen Elternnachricht betrieben wird, erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die der Browser automatisch übermittelt. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es handelt sich dabei um folgende Daten:
Betriebssystem und Browserversion des Endgeräts (User-Agent)
Quellseite des Besuchs (Referrer)
Hostname des zugreifenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
IP-Adresse (Netzwerkadresse)
Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
Bei der anlasslosen Speicherung dieser Daten und Informationen werden keine Rückschlüsse auf die betroffene Person gezogen. Diese Informationen werden benötigt, um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert. Elternnachricht behält sich vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung der Dienste von Elternnachricht bekannt werden oder vorliegen. Eine sonstige Nutzung dieser Daten liegt aktuell nicht vor. Sämtliche Protokolldateien werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
Die zuvor genannten Gründe erfordern es, dass auch der Hosting Provider auf diese Daten Zugriff hat. Elternnachricht hat daher mit dem Hosting Provider einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Sichere Datenübertragung
Alle Daten und Informationen, die an Elternnachricht übermittelt werden, sind auf abgesicherten Servern in Rechenzentren (Hetzner GmbH) innerhalb Deutschlands gespeichert. Sämtliche Daten werden bei Elternnachricht ausschließlich durch Verschlüsselung übertragen. Elternnachricht bedient sich dabei des Codierungssystems SSL (Secure Socket Layer). Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat die Webseite von Elternnachricht hinsichtlich der Verschlüsselung geprüft und festgestellt, dass die eingesetzten Technologien eine wirksame Verschlüsselung darstellen. Des Weiteren sichert Elternnachricht seine Webseiten und sonstige Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab. Eine detaillierte Auflistung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 25 DSGVO bzw. §64 BDSG (neu) ist auf Nachfrage erhältlich.
Links zu anderen Webseiten
Unsere Webseite kann Links zu Webseiten Dritter enthalten. Auch Nachrichten die über den Service von Elternnachricht verschickt wurden, können Links zu Webseiten Dritter enthalten. Wenn Sie einem Link zu einer anderen Webseiten folgen, beachten Sie bitte, dass Elternnachricht keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbestimmungen übernimmt. Diesbezüglich gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter der Webseiten bzw. der Dienste. Vergewissern Sie sich über die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen der entsprechenden Webseite, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Webseite übermitteln. Elternnachricht hat keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch die Betreiber externer Webseiten und Dienste Dritter. Elternnachricht übernimmt für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen Dritter keinerlei Haftung. Elternnachricht macht sich den Inhalt externer, von Elternnachricht oder von Nutzern verlinkter Webseiten oder Dateien, unter keinen Umständen zu Eigen.
Änderung der Datenschutzerklärung
Elternnachricht behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit und regelmäßig anzupassen. Jede Änderung wird sofort und für die Zukunft ab dem Zeitpunkt der Anpassung wirksam.
Datenschutzerklärung (App)
Wir stellen der Einrichtung und den Eltern die Elternnachricht App kostenlos zur Verfügung. Die App kann im Apple App-Store bzw. im Google Play Store heruntergeladen und installiert werden. Wenn Sie die App herunterladen, werden Ihre dafür notwendigen Informationen an den Apple App-Store bzw. Google Play-Store übertragen. Das umfasst insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer Ihres Apple- bzw. Google-Kontos, den Zeitpunkt des Downloads, die Seriennummer des Endgerätes (IMEI), die Mobilfunknummer, die MAC-Adresse für WLAN-Nutzung und die eindeutige Nummer des Netzteilnehmers (IMSI) oder Ihre Apple-ID. Für die mit dem Herunterladen und der Installation der App verbundene Datenverarbeitung ist der jeweilige App-Store Anbieter der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.
Verantwortlich für die Verarbeitung
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:
Ferdinand Sommer und Johannes Höller GbR
Ariboweg 11, 81673 München
Tel.: 0049 (0) 89 20978883
E-Mail: datenschutz [at] elternnachricht [punkt] de
Ansprechpartner für den Datenschutz ist Herr Johannes Höller.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Für Eltern: Artikel 6 Ziffer 1 Zeichen a DSGVO dient Elternnachricht als Rechtsgrundlage für rechtmäßige Verarbeitungsvorgänge. Elternnachricht verarbeitet Daten im Auftrag für Organisationen und Nutzer. Diese holen vor Beginn der Verarbeitung eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck bei den Betroffenen ein.
Für Kunden: Artikel 6 Ziffer 1 Zeichen b DSGVO dient Elternnachricht als Rechtsgrundlage für rechtmäßige Verarbeitungsvorgänge. Elternnachricht schließt mit allen Kunden einen Lizenzvertrag ab.
Kategorien von Daten
Wir verarbeiten ggf. folgende Daten von Ihnen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle (z.B. Elternteil, Lehrkraft), IP-Adresse, Login-Daten, Log-Dateien, Inhaltsdaten (z.B. Kommentar zu Rückmeldung einer Nachricht).
Besondere Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO) werden nur in Ausnahmefällen im Rahmen von Freitextfelder, die durch Sie ausgefüllt werden, verarbeitet, wenn die Funktion von der Organisation aktiv genuttz wird und Sie dort derartige Daten eingeben (z.B. im Rahmen einer Abwesenheitsmeldung). Diese Felder sind optional und können von Ihnen leer gelassen werden.
Verwendungszweck
Elternnachricht verwendet personenbezogene Daten zur Bereitstellung einer Kommunikations- und Verwaltungsplattform zur automatisierten und digitalen Erstellung und des Versands von Nachrichten und Informationen zwischen Organisationen und deren Mitglieder und Eltern. Elternnachricht stellt seine Dienste für Organisationen und deren Mitglieder oder Einzelpersonen basierend auf einem Nutzungsvertrag und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung. Erziehungsberechtige bestätigen ihre Einwilligung zur Teilnahme durch eine eigenhändig unterschriebene Einverständniserklärung.
Drittlandübermittlung
Bei der Verwendung von Push-Benachrichtigungen kommt es zu einer Datenübermittlung an die Anbieter des von Ihrem Endgerät verwendeten Betriebssystems (im Fall von iOS an Apple oder im Fall von Android an Google). Eine Datenübermittlung in ein Drittland, insbesondere die USA, kann in diesem Fall nicht gänzlich ausgeschlossen werden. Die Nutzung von Push-Benachrichtigungen ist optional, Nutzer haben immer die Möglichkeit diese nicht auf Ihrem Gerät zu aktivieren. Bei aktiven Push-Benachrichtigungen werden von uns ausschließlich generische Informationen innerhalb der Push-Benachrichtigung (z.B. Hinweis auf neue Nachricht) verwendet, zu keinem Zeitpunkt werden Inhalte der z.B. Nachricht direkt verwendet. Wir weisen Sie darauf hin, dass für die USA ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht, welcher ein angemessenes Datenschutzniveau voraussetzt.
Speicherdauer und Löschfristen
Gemäß DSGVO können Sie von uns bzgl. Ihrer Daten Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen. Sie haben auch das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und zum Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten. Außerdem können Sie die Übertragung Ihrer Daten verlangen und sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.Elternnachricht verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder solange es gesetzlich vorgeschrieben ist. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
Personen- und nutzungsbezogene Daten werden bei Elternnachricht gelöscht, wenn die Organisation den Einsatz von Elternnachricht beendet oder die Eltern ihre Einverständniserklärung widerrufen. Endet das Vertragsverhältnis mit der Organisation bzw. dem Nutzer werden sämtliche Daten im Zuge der Nutzung durch diese Organisation bzw. diesen Nutzer gelöscht. Persönliche und personenbezogene Daten werden spätestens am Ende des Zeitraums gelöscht, in dem das Kind die Organisation verlässt. Handelt es sich bei der Organisation um eine Schule, so kann dies beispielsweise ein Schulwechsel oder die Beendigung des Schulbesuchs sein.
Ihre Rechte als Nutzer
Gemäß DSGVO können Sie von uns bzgl. Ihrer Daten Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen. Sie haben auch das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und zum Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten. Außerdem können Sie die Übertragung Ihrer Daten verlangen und sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
Änderung der Datenschutzerklärung
Elternnachricht behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit und regelmäßig anzupassen. Jede Änderung wird sofort und für die Zukunft ab dem Zeitpunkt der Anpassung wirksam.
